ToDoリストがいらない理由とは?生産性と継続性を高める正しい使い方

ビジネス

どうも小野寺です^^

あなたはToDoリストを使っていますか?

僕も今までやるべきことを忘れないためにメモとしてToDoリストに書いていましたが、今思えばあまり上手く使えていなかったように思えます。

調べてみると、多くの成功者はToDoリストを使っていないという傾向もありました。

最近では「ToDoリストは捨てるべき」という意見も多く見られます。

それでは、ToDoリストは全く作らないほうがいいのでしょうか?

本記事では、ToDoリストがいらないとされる理由や正しいToDoリストの作り方について綴っていきます。

ToDoリストを使う目的

ToDoリストとは、「いつかやることリスト」と言われている通り、やるべきタスクをまとめてリストのことです。

一般的には

いつまでにこれをやる

といったように、期限付きでやるべき項目を書いていきます。

要は、やるべきことを忘れないようにするためのリストですね。

ノートやメモ帳、アプリなどリスト化する媒体は多様にあります。

どれを使っても大丈夫ですが、個人的には単発的なタスクの場合は付箋か手帳がオススメですね。

積み重ね式の作業の場合は、スケジュール帳に書いておくと、後になって見返すと

「これだけ頑張って来たんだな」

と振り返ることができるので、高揚感を得ることができますw

ToDoリストがいらない理由

最近ではToDoリストはいらないという意見が多く見られるようになってきました。

成功者の多くは(どういう人を成功者と言っているのは不明ですが)、ToDoリストは一切作っていないというデータもあるようです。

その理由としては、ToDoリストには

  • 各タスクにかかる所要時間が不明
  • 簡単そうなタスクから処理され、難しいタスクが消化されない
  • 短くならないリストを見ると、精神的負荷がかかる

といった特徴があるからです。

僕もToDoリストを作っていた頃は、上から順番に処理していったので、タスクの難易度に関わらず消化はできていましたが、次々に追加されていくのでいっこうに短くならないんですよね。

それに仕事は成果を出すことが目的のはずなのに、ToDoリストを作るといつの間にかタスクを完了させることが目的になってしまっていました。

これでは良い仕事ができるはずもありません。

 

業務管理システムサービスを展開しているiDoneThisという会社の調査では、ToDoリストに書かれてあるタスクの50%は1時間以内に処理され、41%は未完で終わってしまうという結果が得られたと言います。

逆に1時間以内に50%もタスクを処理できることに驚きましたが、これは人間の集中力は最初の1時間から2時間くらいしか持たないということを示唆しているようにも思えます。

それに1時間以降は9%しか減っていないので、とても作業効率が悪くなっているとも捉えられますね。

前述したように先に簡単そうなタスクから取り組む人のほうが多いので、最初の作業処理率が高まっているということもあるのでしょうが。

せっかくリストにしたのに41%ものタスクが残ってしまうのは、なんだか悲しい現実ですよね。。。

生産性や継続性を高めるToDoリストの正しい作り方

ToDoリストよりも作業効率が上がる方法として習慣リストを作ると良いとされています。

習慣リストとは、毎日続けたい事をいつどこでするのかを細かく決めて書き出します。

習慣というくらいですから長期的に続けたいことを自ずと考えるので、長期スパンで物事を考えられるようになります。

ですので、習慣リストを作る時はあまりヘビーなタスクは書かないようにしましょう。

初めのうちは負担の軽いタスクを設定し、慣れてきたら徐々に増やしていくのがいいですね。

例えば、

  • ブログを1記事書く→ブログを2記事書く→ブログを3記事書く
  • 1ページ読書する→10ページ読書する→1冊読書する
  • 1本動画を撮る→2本動画を撮る→3本動画を撮る

という風に初めは小さく始めるのが継続のコツです。

上記の例でも厳しかったら、もっと細かくステップを分けて、読書であれば「毎日本を開く」という段階からスタートすると前進できますよ!

習慣化するまでは1日にやるべきことを3つに絞って、その日の目標として設定することが大切です。

3つだったら、24時間以内にできそうな感じがしますよね。

そして、3つできたら自分がやるべきタスクはやり終えたと満足させることが重要です。

すると自己効力感が出てくるので、継続もしやすくなるという心理メカニズムがあるのです。

ちなみに習慣以外で単発的にやらないといけないタスクはスケジュール帳に書き込んで、それを眺めながらタスクに取り掛かるとタスク漏れを防ぐことができます。

1日3つの目標設定を取り入れてみた結果

僕が1日のうちにやるべきタスクを3つ決めて、習慣化したものがあります。

それが、

  • ブログ1記事
  • 動画1本
  • 読書1冊

です。

始めた当初は、これらのタスクを行うのが大変でしたが今では難なくこなせるようになりました。

実際に継続していって1日に3つの目標を設定することで得られたメリットを綴っていきたいと思います。

作業を続けられる

自分で決めたタスクを継続するためには、自己効力感を感じるのが効果的だと言われています。

自己効力感とは、平たく言えば「自分はできる!」という自信を持つ感覚のことですね。

最初に自分が1日のうちにやるべきタスクは3つと決めているので、この3つさえできれば、自分はやるべきことをやったと思い込むことができるので、安心感が出てきます。

実際に成果が出ていなくても、毎日の作業を怠らず継続していれば、1年以内には結果は出るはずだと自信も出て来ましたね。

無理なく基準値を超えられる

目標設定した当初はつらいものがありますが1ヵ月も続けられれば、簡単にタスクをこなせるようになってきます。

すると、タスクに対して物足りなさを感じてくるので、習慣リストのタスクの難易度を上げることができます。

僕は、始めのうちは読書が苦手だったので毎日1時間というタスクを設けていましたが、今では1時間から2時間で1冊を完読できるようになりました。

なので、1日のタスクを「読書1時間」から「1日1冊」というように変えるようにしました。

無理している感覚は一切なかったので、徐々にレベルを上げていける良い方法だと思いますね。

焦燥感が軽減される

やるべきことをやったという自己効力感が満たされるので、未来への不安や焦燥感が激減しました。

ブログを初めたての頃は成果もなかなか出なくて、

「数か月後に本当に成果がでるのでしょうか」

「このブログのテーマで本当に稼げるのでしょうか」

といった相談をメンターにしたものです。

しかし、1日のやるべきことを決めたら、過度な不安は軽減されました。

大きな不安は作業の効率を著しく下げる妨げにもなるので、習慣化リストを作ることで作業効率を上げる効果も得られることを感じました。

まとめ:毎日前進できるようにタスクを消化しよう

ToDoリストってビジネスマンの必須ツールみたいな雰囲気が漂っていますけど、本質は仕事で成果を出すことであって、タスクを完了させることではないですよね。

成果の出る方向性を見定めたら、それに向かって習慣化リストでタスクを習慣にしてしまうことが長期スパンで成果を出す近道だと感じます。

ぜひ、ToDoリストを作ってもそこまでの効果が出ないと感じてる方は、習慣化リストを作ってみてはいかがでしょうか?

習慣化リストやToDoリストの不必要性についてはこちらの書籍の一部を参考にさせていただきました。

メンタルハック大全 メンタリストDaiGo

どんな仕事でも1日のタスクを完了させるテクニックは非常に有効です。

ブログを書いていく時でもそれは同じです。

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